客户名称: 强生中国
行业: 世界500强企业
系统名称: 微软SSO、MBOX档案系统
地区: 北京
场景: 入职信息审批/合同新签/入职信息修正/信息登记/合同续签等应用场景
强生中国

客户简介:
强生公司成立于1886年,是全球最具综合性、业务分布范围广的医疗健康企业之一,业务涉及医疗器材、制药和消费品三大领域。总部位于美国新泽西州新布仑兹维克市,在全球60个国家地区拥有260多家运营公司,全球员工超过13万人,2022年总收入949.43亿美元。“强生中国”泛指强生公司在华所有独资企业。强生公司生产及销售产品涉及护理产品、医药产品和医疗器材及诊断产品市场等多个领域。旗下拥有强生婴儿、露得清、可伶可俐、娇爽、邦迪、达克宁、泰诺等众多知名品牌。
需求分析:
2021年强生中国全年新签、续签等劳动合同相关文件2w+份,其中有5个人事专员全职负责劳动合同相关文件的编制、盖章、签字以及归档等工作。

解决方案:
主要围绕强生中国员工入职、续签相关的劳动合同、函件、表单等文件签署需求,构建全中国区的人事电子签平台,推动人事无纸化。
应用场景:
强生中国独立部署了契约锁私有化电子签章系统,同时集成对接了公司现有的档案管理系统,并与CRM系统相连,实现劳动合同相关文件、员工入职材料文件线上签署、自动归档。

强生中国“劳动合同新签”一体化签署场景:

强生中国“劳动合同续签”一体化签署场景:

场景:新签劳动合同应用场景
1.入职信息管理
强生中国在员工新签劳动合同的过程中需要先对候选人入职信息进行审批,通过后才能进入签约阶段。此类数据量大,如果全靠HR手动导入、一一设置审批人,工作量大且繁琐,要消耗大量时间精力。
为了提升效率,契约锁支持对候选人入职数据进行“智能导入”、批量设置数据审批人、批量导入劳动合同附件文件(岗位说明书、职业危害告知书等)。
>详细场景:
①借助excel智能表单快速导入候选人入职信息,包括姓名、邮箱、联系方式、入职部门等数据,无需手动一一导入。
②批量勾选已导入的候选人入职数据,即可批量设置审批人、批量发起审批,省去手动一一点选的麻烦。
③批量上传劳动合同所需附件材料,在发起合同签署时,通过模板自动与的劳动合同关联。
2.入职信息审批
邮件通知审批:已发起的入职审批流程,系统通过邮件自动通知审批人,通过邮件内链接即可快捷登录人事电子签平台,查看入职信息及合同数据,线上完成审批。
数据、合同快速审批:审批人通过邮件链接登录人事电子签平台,获取入职审批任务,可在线预览合同、批量审批,提升效率。
3.劳动合同用印管理
合同签署发起:入职审批结束后,相关负责人登录系统在合同用印页面即可查收待签署的合同数据,批量勾选、即可一键发起签署。系统同步下发签署通知的邮件给签署人。
在线填参、签署合同:签署人打开待签文件即可在线填写合同参数,并添加电子签名、完成合同签署。
4.入职信息修正函签署
批量修正信息、智能签署修正函:一些入职信息记录不准确需要调整的员工,HR可以直接在入职日期修正管理页面中进行手动修正或者批量导入变更的信息,系统自动发起修正审批,并生成电子修正函文件,邮件通知员工线上签署确认,自动完成信息修正。
员工线上签署日期修正函:HR发起日期变更后,系统自动通过电子模板生成“变更入职日期的函件”及签署流程,并邮件通知员工;员工借助邮件内链接即可登录契约锁电子签章平台查看待签文件,在线设置签名、完成签署。
已签文件在线下载:日期变更文件签署完成后,邮件通知员工下载,随时随地下载使用。
5.信息登记表签署
批量发起信息登记:员工入职信息登记环节,负责人登录后在相应页面内可以通过契约锁批量操作批量勾选人员信息、一键发起信息登记。
信息登记发起后借助契约锁HTML模板快速生成信息登记表文件、创建签署流程,邮件通知员工签署。
员工在线填单,签字确认:信息登记流程发起后,系统自动发送邮件通知员工,员工通过邮件内链接登录契约锁平台,在线填写登记表信息、设置签名即可高效完成信息登记。数据自动回传强生中国人事电子签章系统存档。
员工电子签名确认登记表信息:员工在线填参、完成信息登记后,即可调用契约锁电子签页面设置电子签名、一键定位、添加签名信息,完成登记表信息确认。
6.合同文件归档
数据批量归档至档案系统:所有材料签署完成后,数据自动进入归档环节,负责人打开相应门户即可查看待归档数据,手动维护员工工号数据后,即可批量勾选数据、批量进行归档,数据自动同步到档案管理系统。
7.劳动合同续签
发起续签合同签署流程:HR导入续签合同数据、完成信息审批管理后,签署信息自动进入用印环节,通过批量签署操作即可一键发起续签合同签署流程。
强生中国批量盖章:员工签署完成后,自动生成内部签署流程,相关人员登录信息系统即可查看待签信息,通过批量操作进行盖章,或者退回重签。
调用电子签页面在线盖章:在合同签署环节,强生中国还可以直接通过接口调用契约锁电子签章页面,在线锁定签署位置、一键添加企业人事合同专用电子印章,完成签署。
应用价值:
建立人事专用电子签章平台,围绕入职、劳动合同新签、续签等工作提供电子模板、批量签署等应用,提升人事签署效率。
建立线上授权签署环境,确保人事文件签署经审批、以流程驱动业务周转,确保新签及续签合同中,信息审批、登记、修正、签署合规,过程可追溯。上线以来,强生中国已经完成5000多份文件签署,省去纸质文件草拟、打印、邮寄、手动归档等操作,释放大量成本。
建立私有化人事电子签平台,针对强生中国人事业务签署需求拓展各类签署应用,对接档案系统,实现人事文件签署、归档全程无纸化。
点击进入,即刻免费体验电子签约!